Raumbuch erstellen: was hineingehört und was es später erspart

Ein Raumbuch ist eine raumweise Liste aller Flächen eines Objekts, je Raum mit Fläche, Bodenbelag, Raumgruppe und Reinigungsintervall. Es ist die Grundlage der Kalkulation und gleichzeitig das Dokument, das im Streitfall zeigt, was vereinbart war.

Warum die Gesamtfläche nicht reicht

Die verbreitetste Abkürzung ist auch die teuerste: eine Gesamtfläche mit einem Durchschnittswert multiplizieren. Das geht schief, weil sich die Leistungswerte innerhalb eines Gebäudes um ein Vielfaches unterscheiden. Ein Sanitärraum kostet je Quadratmeter ein Mehrfaches eines offenen Bürotrakts. Wer beide über einen Kamm schert, subventioniert den einen mit dem anderen.

Der Schaden zeigt sich erst später. Zieht der Kunde nach einem Jahr die Sanitärreinigung ab, nehmt ihr den Durchschnittspreis vom Rest weg und verliert genau den Bereich, der die Mischkalkulation getragen hat. Mit einem Raumbuch rechnet ihr die Position einfach heraus.

Sechs Angaben je Raum reichen

1. Bezeichnung und Lage. Gebäude, Etage, Raumnummer. Ohne saubere Nummerierung findet später niemand den Raum wieder, über den gestritten wird.
2. Fläche in Quadratmetern. Die zu reinigende Fläche, nicht die Grundfläche aus dem Bauplan.
3. Bodenbelag. Teppich, Fliesen, Vinyl, Naturstein, Estrich. Er bestimmt den Leistungswert mit.
4. Raumgruppe. Büro, Flur, Sanitär, Verkehrsfläche, Lager. Die Gruppe entscheidet über den Aufwand stärker als die Fläche.
5. Intervall. Wie oft gereinigt wird, und in welchem Umfang. Gemischte Intervalle wie 4+1 gehören getrennt erfasst.
6. Besonderheiten. Schlüsselverantwortung, Zutrittsbeschränkung, hohe Verstellung. Alles, was Zeit kostet, ohne Fläche zu sein.

Wie das in der Praxis aussieht

Ein Auszug aus einem Bürogebäude mit 14 Räumen und 322,80 m² Gesamtfläche:

Zwei Räume fallen auf: Die beiden WCs haben je 6,20 m², das Empfangsfoyer 41,10 m². Flächenmäßig liegen Welten dazwischen, im Aufwand je Quadratmeter ist es genau andersherum. Genau dafür gibt es das Raumbuch.

Drei Fehler beim Aufnehmen

• Flächen aus dem Bauplan übernehmen. Der Plan zeigt die Grundfläche. Einbauten, Regale und Maschinen stehen nicht darin, verkleinern aber die zu reinigende Fläche und erhöhen gleichzeitig den Zeitbedarf durch das Drumherum.
• Verkehrsflächen vergessen. Treppenhäuser, Aufzüge, Eingangsbereiche. Sie tauchen in keiner Mietfläche auf, müssen aber gereinigt werden.
• Keine Nummern vergeben. „Büro links hinten“ ist keine Bezeichnung, die eine Reklamation übersteht.

Vom Raumbuch zum Preis

Steht das Raumbuch, ist der Rest Rechnen: Fläche geteilt durch Leistungswert ergibt Zeit, Zeit mal Stundensatz mal Häufigkeit ergibt die Kosten. Der vollständige Weg steht im Beitrag zur Kalkulation. Woher die Leistungswerte kommen, im Beitrag zu den Leistungswerten.