Kalkulation in der Gebäudereinigung: der Rechenweg von der Fläche zum Preis

Die meisten Angebote in der Gebäudereinigung scheitern nicht am Preis, sondern daran, dass niemand mehr sagen kann, wie er zustande kam. Wer eine Pauschale nennt, die er nicht herleiten kann, verhandelt gegen sich selbst. Dieser Beitrag zeigt den vollständigen Rechenweg von der einzelnen Fläche bis zur Monatspauschale, mit allen Zwischenschritten zum Nachrechnen.

Vier Größen, mehr braucht es nicht

Jede Unterhaltsreinigung lässt sich auf vier Angaben zurückführen. Alles andere in einer Kalkulation ist eine Verfeinerung davon:

1. Die Fläche, in Quadratmetern, und zwar je Raum und nicht als Summe für das Gebäude.
2. Der Leistungswert, wie viele Quadratmeter dieser Art eine Kraft in einer Stunde schafft.
3. Der Stundensatz, was eine Arbeitsstunde den Betrieb wirklich kostet.
4. Die Häufigkeit, wie oft im Jahr dieser Raum gereinigt wird.

Aus diesen vier Angaben ergibt sich der Lohnkostenanteil eines Raums, und aus der Summe aller Räume der des ganzen Objekts. Erst danach kommen Material, Objektleitung und Deckungsbeitrag hinzu.

Schritt 1: Die Fläche gehört ins Raumbuch

Die häufigste Abkürzung ist auch die teuerste: eine Gesamtfläche mit einem Durchschnittswert multiplizieren. Das geht schief, weil sich die Leistungswerte innerhalb eines Gebäudes um den Faktor vier unterscheiden. Ein Sanitärraum kostet je Quadratmeter ein Vielfaches eines Bürotrakts, und wer beide über einen Kamm schert, subventioniert den einen mit dem anderen, ohne es zu merken.

Ein Raumbuch listet daher jeden Raum einzeln, mit Fläche, Bodenbelag, Raumgruppe und Intervall. Es ist die Grundlage der Kalkulation und gleichzeitig das Dokument, das später im Streitfall zeigt, was vereinbart war.

Schritt 2: Der Leistungswert

Der Leistungswert sagt, wie viele Quadratmeter pro Stunde geschafft werden, geschrieben als m²/h oder qmh. Er hängt an drei Dingen: an der Raumart, am Bodenbelag und daran, wie verstellt die Fläche ist. Ein offener Großraum läuft schneller als derselbe Quadratmeterbetrag, verteilt auf zwölf Einzelbüros mit Schreibtischbeinen.

Hier lohnt eine Warnung: Es gibt keine allgemeingültigen Leistungswerte, die für jeden Betrieb stimmen. Sie hängen an eurer Ausstattung, eurer Einarbeitung und eurer Qualitätsvorgabe. Wer mit fremden Werten kalkuliert, kalkuliert einen fremden Betrieb. Nehmt Richtwerte als Startpunkt und korrigiert sie an den eigenen Objekten nach, sobald ihr die ersten Ist-Zeiten habt.

Schritt 3: Der Stundensatz ist nicht der Lohn

Der teuerste Fehler in diesem Rechenweg steckt an dieser Stelle. Der Tariflohn ist nicht der Stundensatz. Was eine Arbeitsstunde den Betrieb kostet, enthält zusätzlich:

• Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
• bezahlte Ausfallzeiten, also Urlaub, Feiertage und der statistische Krankenstand
• Umlagen, Berufsgenossenschaft, betriebliche Zusatzleistungen
• Arbeitskleidung und persönliche Schutzausrüstung

Der Unterschied zwischen Tariflohn und kalkulatorischem Stundensatz liegt je nach Beschäftigungsart schnell bei dreißig bis fünfzig Prozent. Wer ihn übergeht, hat den Deckungsbeitrag bereits verrechnet, bevor er ihn aufgeschlagen hat. Und weil bezahlte Ausfallzeiten regional auseinandergehen, unterscheidet sich derselbe Lohn je nach Bundesland in seiner Wirkung auf den Stundensatz.

Schritt 4: Die Häufigkeit im Jahr

Reinigungsverträge laufen monatlich, gereinigt wird aber nach Wochentagen. Zwischen beidem steht das Jahr. Fünfmal wöchentlich sind nicht 5 × 4 = 20 Reinigungen im Monat, sondern rund 250 im Jahr, abzüglich der Feiertage, die auf einen Reinigungstag fallen. Genau deshalb wird über das Jahr gerechnet und erst am Ende durch zwölf geteilt.

Verbreitet sind gemischte Intervalle, oft geschrieben als 4+1: viermal wöchentlich vollständig, einmal wöchentlich nur Sichtreinigung und Müll. Diese beiden Anteile haben unterschiedliche Leistungswerte und müssen getrennt gerechnet werden.

Der Rechenweg an einem Raum

Ein Büro mit 25,00 m², Teppichboden, 240 Mal im Jahr gereinigt. Angenommener Leistungswert 200,00 m²/h, kalkulatorischer Stundensatz 28,00 €.

Rundet erst am Ende

Eine Kleinigkeit mit Folgen: Der Betrag je Reinigung ist hier 3,50 €. Wer ihn kaufmännisch auf zwei Stellen rundet und danach hochrechnet, verschiebt das Monatsergebnis. Bei einem Raum sind das Cent, bei zweihundert Räumen und einer Laufzeit von zwei Jahren ist es ein Betrag, über den man sich unterhält. Gerundet wird an einer einzigen Stelle, nämlich dort, wo der Betrag als Euro im Raumbuch steht.

Vom Raum zum Objekt

Dieselbe Rechnung läuft für jeden Raum, und die Summe ist der Lohnkostenanteil des Objekts, üblicherweise HK1 genannt, also Herstellkosten 1. Am Beispielobjekt auf unserer Startseite, einem Bürogebäude mit 14 Räumen und 322,80 m² Gesamtfläche, ergibt das:

HK2 fasst zusammen, was nicht an der einzelnen Reinigungsstunde hängt: Reinigungsmittel, Maschinen und deren Abschreibung, Verbrauchsmaterial sowie die anteilige Objektleitung. Diese Position wird gern vergessen oder pauschal geschätzt. Bei kleinen Objekten fällt das kaum auf, bei großen ist die Objektleitung ein spürbarer Posten.

Der Deckungsbeitrag ist kein Gewinn, sondern das, was nach Abzug der direkt zurechenbaren Kosten übrig bleibt, um Verwaltung, Fuhrpark, Wagnis und Gewinn zu decken. Viele Betriebe staffeln ihn nach Auftragsgröße, weil ein kleines Objekt anteilig mehr Verwaltung verursacht als ein großes.

Fünf Stellen, an denen Kalkulationen kippen

• Der Tariflohn als Stundensatz. Der mit Abstand teuerste Fehler. Ohne Lohnnebenkosten fehlen dreißig bis fünfzig Prozent, und der Deckungsbeitrag ist rechnerisch weg.
• Ein Durchschnittswert für das ganze Haus. Sanitär und Büro über einen Leistungswert zu rechnen verschiebt die Kosten zwischen den Bereichen und macht Nachverhandlungen unmöglich.
• Feiertage im Reinigungskalender. Wer mit 260 Reinigungstagen kalkuliert, verkauft Leistung, die niemand erbringt. Wer mit zu wenigen rechnet, verschenkt Umsatz.
• Vergessene Zwischenreinigung. Grundreinigung, Glasflächen und Sonderleistungen gehören entweder in den Preis oder ausdrücklich nicht hinein. Stillschweigend ist die schlechteste der drei Möglichkeiten.
• Eingefrorene Werte. Wer Lohnsteigerungen erst beim nächsten Angebot einrechnet, arbeitet bei langen Laufzeiten in die Verlustzone hinein. Dafür gibt es Preisanpassungsklauseln.

Und was ist mit dem Revierplan?

Die Kalkulation sagt, was ein Objekt kosten darf. Sie sagt nicht, wer wann wo putzt. Das ist die Aufgabe der Revierplanung: Räume werden zu Revieren gebündelt, jedes Revier bekommt einen Wochenplan, und erst dort zeigt sich, ob die kalkulierte Zeit als Arbeitstag überhaupt aufgeht. Eine Kalkulation, die rechnerisch stimmt, aber auf 3,4 Stunden am Tag hinausläuft, ist in der Praxis keine Stelle, die sich besetzen lässt.

Deshalb gehören beide Schritte zusammen, und deshalb kommt die Revierplanung nach der Kalkulation und nicht davor.

Kurz zusammengefasst

Fläche je Raum, geteilt durch den Leistungswert, ergibt Zeit. Zeit mal Stundensatz mal Häufigkeit im Jahr, geteilt durch zwölf, ergibt die Lohnkosten im Monat. Die Summe aller Räume ist HK1, plus HK2 sind die Selbstkosten, plus Deckungsbeitrag ist die Monatspauschale. Der Rest sind Sorgfalt bei den Eingaben und die Disziplin, an genau einer Stelle zu runden.

Wer diesen Weg einmal sauber aufgeschrieben hat, kann in der Preisverhandlung jede Position begründen. Das ist der eigentliche Vorteil, nicht die zweite Nachkommastelle. Wie ihr euren Betrieb dabei aufstellt, könnt ihr in unserem Wissensbereich weiterverfolgen.